Секретарь, помощник руководителя – описание профессии и где учиться

«Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает её наполовину». Томас Конеллан

Содержание

В этой статье вы узнаете:

• Кто это и чем занимается
• Где получить образование
• Чему вы научитесь
• Уровень зарплат и востребованность
• Плюсы и минусы профессии
• Кому подойдет / Личные качества
• 4 полезных совета начинающим секретарям

Кто такой Секретарь, помощник руководителя и чем он занимается?

Секретарь – это сотрудник офиса, в компетенции которого находится множество задач – от подготовки документации и организации встреч и переговоров до поддержания бесперебойной работы в офисе и создания правильного делового микроклимата.

Первые секретари появились еще у древнеримской знати. Они должны были давать хозяевам мудрые советы и сохранять их в тайне от посторонних. В России должность возникла при Петре I. На нее принимали хорошо образованных людей, знающих законы.

Особенности профессии

Среди представителей профессии с учетом должностных обязанностей можно выделить несколько групп:

1. Секретарь в приемной или на ресепшн. Он подчиняется непосредственно руководителю организации, встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки или переадресует их сотрудникам компании, исполняет поручения руководителя. Важные требования к сотруднику – опрятный, презентабельный внешний вид, грамотная устная и письменная речь.

2. Секретарь-референт. Эта должность считается более ответственной. Специалист организует работу офиса, занимается подготовкой различных документов, контролирует использование, обслуживание и ремонт оргтехники, следит за наличием канцелярских принадлежностей, напитков и продуктов питания.

3. Помощник руководителя. Сотрудник этого уровня занимается решением проблем организации, дает указания другим служащим, ведет протоколы собраний, готовит деловые переговоры, совещания, конференции и прочие мероприятия, планирует командировки, бронирует транспорт и отели, а также готовит или принимает документы, передает их на хранение в архив.

Полномочия и ответственность секретаря

Специалист может обсуждать с руководителем вопросы улучшения работы офиса и организации в целом. Он имеет право:

• запрашивать у сотрудников необходимые документы
• требовать создать условия для безопасного хранения документов и ценностей
• работать над решением производственных задач в рамках собственной компетенции.

В некоторых организациях должность секретаря предусматривает дисциплинарную и материальную ответственность. Однако при утере важной документации к административной ответственности привлекается компания. В рамках своих обязанностей секретарь должен следить за теми материальными ценностями, которые присутствуют в офисе, например, за оргтехникой или мебелью.

Где получить образование

Солидные компании готовы принимать в штат специалистов со знанием основ делопроизводства, программы 1С, стенографии, а также этики делового общения и психологии. Стать частью профессионального сообщества помогают обучающие программы.

Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров:

https://www.rosbo.ru/study/themes/sekretar-pomoshchnik-rukovoditelya

Чему вы научитесь / Что должен знать и уметь специалист

К секретарю или помощнику руководителя работодатели предъявляют обширный перечень требований:

• знание делопроизводства, порядка составления, хранения и своевременной передачи в архив документов
• знание правил приема документов и корреспонденции
• умение контролировать выполнение поручений руководителя
• ведение организационной работы, в том числе приема сообщений и телефонных звонков, подготовка деловых встреч, переговоров, конференций
• умение управлять информационными потоками и корректно обращаться с любыми конфиденциальными данными
• свободное владение компьютерной техникой
• знание иностранных языков
• грамотная устная и письменная речь

Обучающие программы помогают будущим специалистам освоить:

• делопроизводство и правила редактирования документов
• основы кадрового и архивного дела
• основы бухучета
• нормы охраны труда
• владение компьютерными программами и навыками обращения с оргтехникой
• деловой английский язык

Уровень зарплат и востребованность

Кадровый рынок России в течение нескольких лет демонстрирует дефицит административного персонала, в том числе личных помощников и секретарей. В то же время любой человек, занимающий руководящую должность, остро нуждается в ответственных, грамотных доверенных лицах.

Плюсы и минусы профессии

Быть правой рукой директора – ответственная, но непростая задача, имеющая свои плюсы и минусы.

Преимущества

• возможные карьерный рост и трудоустройство в крупных компаниях
• командировки по стране и за рубеж за счет работодателя
• отсутствие высокой конкуренции на кадровом рынке

Недостатки

• частые стрессы
• невысокий порог заработной платы
• отсутствие вакансий в небольших населенных пунктах

Кому подойдет / Личные качества

Среди ценных качеств, незаменимых в профессии секретаря или помощника руководителя, стоит выделить:

• вежливость
• коммуникабельность
• стрессоустойчивость
• организованность
• исполнительность
• аккуратность
• ответственность
• дипломатичность
• хорошая память

4 полезных совета начинающим секретарям

1. Разграничивайте личные и рабочие звонки и переписку по электронной почте.

2. Всегда держите под рукой блокнот для записей, чтобы быстро найти имя, номер телефона или другую необходимую информацию.

3. Никогда не вступайте в спор с посетителем или звонящим. Постарайтесь перевести их на руководителя.

4. Предложите помощь сотрудникам офиса. Лучше заполучить друзей, чем недоброжелателей.