Кадровое делопроизводство начинающим – с чего начать, что должен знать и уметь специалист

Такие сотрудники нужны в абсолютно любой организации, независимо от сферы её деятельности. Так что овладев этой специальностью, вы точно будете востребованы на современном рынке труда. При этом необходимость в таких услугах есть постоянно и главное сохранится с течением времени.

Содержание

В этой статье вы узнаете:

• Суть профессии
• Что должен уметь
• Что нужно знать
• Где учиться
• Развитие и практика
• Личные качества
• Заключение

Суть профессии

Работа таких профессионалов большей частью связана с документами, чем с людьми. Специалисты по кадровому делопроизводству подготавливает различную документацию, связанную с кадрами. Например, о приёме на работу, переводе, отпуске, увольнении и подобных движениях персонала.

В его же обязанности входит оформление трудовых договором, ведение трудовых книжек, учётных карточек и начисление различных денежных средств. Расчёт пенсии, больничных, декретных и иных денежных средств или надбавок делает именно он. Справки для сотрудников и государственных служб тоже он готовит. Ну и в конечном итоге, такой специалист отвечает за кадровый архив.

Что должен уметь специалист

В зависимости от конкретной организации, должностные обязанности специалиста по кадровому делу могут отличаться, но прежде всего необходимо уметь:

• вести кадровый учёт
• заводить карточки на сотрудников
• собирать и проверять личные документы персонала
• подготавливать и выдавать справки
• обеспечение кадрового документооборота в компании и с государственными органами
• организация хранения документации по персоналу

Что нужно знать / изучать

Данная профессия относится к тем, которые требуют достаточно качественной подготовки. В неё надо включить:

1. Делопроизводство. В первую очередь вам надо получить основы организации делопроизводства и документооборота в организации. Конечно, сосредоточить своё внимание надо именно на кадровом их формате. Специалист знает и понимает порядок оформления, составления, ведения и хранения кадровых документов. Познакомьтесь с соответствующими стандартами и правилами, действующими в нашем государстве.

2. Кадровая архивация. В общем виде данная тема можно затронуть и при изучении делопроизводства в целом. Однако лучше разобрать тему более обширно, выучить, какие кадровые документы требуют долговременного хранения, и как организуется соответствующая архивация. Изучите присущие этой процедуре операции, в числе которых проведение экспертизы ценности, определение сроков хранения бумаг, составление дел, нумерация листов, оформление и прочее.

3. Законодательство. Различные правовые акты достаточно полно регулируют сферу трудовых взаимоотношений и соответственно вашу работу. Познакомьтесь с трудовым кодексом и вообще изучите положения, регулирующие взаимодействие организации с государственными ведомствами. Дополнительно сейчас надо знать содержание и применение законов о персональных данных.

4. Отчётность. Достаточно ваша работа будет связана с составлением отчётов. Надо понимать, как они готовятся в кадровой службе и куда подаются. Составление документов для налоговой, пенсионного фонда, руководства и создание подобной документации является одной из ваших обязанностей.

5. Русский язык. Грамотность одно из необходимых качеств на подобной должности. Можно не помнить какие-либо правила и тонкости их применения. Однако надо уметь писать без ошибок и помарок, ведь вы работаете с важной документацией.

6. Информатика. В настоящее время большую часть своего графика такой специалист проводит за компьютером. Поэтому надо уметь пользоваться ПК и даже несколько больше, например, распечатать бумаги, передать их по факсу и снять копии. Также надо уметь пользоваться стандартным офисным ПО, типа Word и Excel. Дополнительно познакомьтесь со специализированными приложениями для кадрового учёта, например, продуктами бренда 1С.

7. Электронный документооборот. Современному кадровому работнику надо понимать в особенностях применения и ведения подобного делопроизводства. Какие процессы в вашем учёте можно перевести в ЭДО, основные системы, применение электронных подписей и подобные знания вам пригодятся.

Где учиться

Самостоятельно:

• Учебники по кадровому делопроизводству представлены достаточно широко. Они позволят получить необходимую в работе теорию. Однако это не даст вам ни практических навыков, ни важной строчки в резюме.

• Можно воспользоваться опытом других специалистов, найдя их каналы на видеохостингах. Вы будете получать образование, как в университете при прослушивании лекций, но лишь отчасти. Тут вам не дадут заданий и не проверят, как вы усвоили материал.

Курсы:

• Проверенный вариант освоения профессии, это прохождение курсов по специальности. Они дают качественную подготовку и обеспечивают отработкой пройденных материалов. К тому же вам, скорее всего, выдадут сертификат о полученном образовании. Правда это стоит денег, хотя и немного.

• Есть выбор учебных центров. Вы можете сравнить условия обучения.

Список курсов – https://www.rosbo.ru/study/themes/kadrovoe-deloproizvodstvo

Развитие и практика

Должность специалиста по кадровому учёту является во многом начальной, но и она требует стремиться к дальнейшему развитию:

• Читайте и занимайтесь по книгам. Вам надо поддерживать актуальными свои знания в сфере законодательства и кадрового делопроизводства. А различные самоучители помогут подготовиться к дальнейшему росту по карьерной лестнице.

• Ищите программы повышения квалификации. Ваша должность при желании даёт перспективы дальнейшего движения. Изучайте новые тренды, к примеру, решения для автоматизации, тот же электронный документооборот. Они помогут упростить вашу работу и повысить её продуктивность.

• При любом опыте, специалисту важно иметь практику. Обеспечит её трудоустройство по профилю. Если вы начинающий специалист, вам будет полезно пройти стажировку.

Какие качества нужно развивать

Стать хорошим специалистом в кадровом учёте, вам поможет целенаправленное развитие таких качеств, как:

• Терпение (работа с документами зачастую занимает достаточно много времени и терпит того, чтобы от неё лишний раз отвлекались)

• Аккуратность (вы будете оформлять и подготавливать важные бумаги, которые не терпят помарок)

• Внимательность (одна ошибка в документах может привести к негативным последствиям для организации и даже лично для вас, будьте внимательным)

• Пунктуальность (ваш труд таков, что вы не можете отложить исполнение своих обязанностей в долгий ящик, надо всё делать своевременно)

Заключение

Должность специалиста по кадровому делопроизводству есть в каждой компании. Да она не самая увлекательная, но зато гарантирует стабильный заработок и востребованная. К тому же, есть возможность дальнейшего карьерного роста до начальника отдела или целого направления. Если же есть такие способности, вполне можно и переквалифицировать на специальности в сфере управления персоналом.

В современном мире экономисты представляют собой универсальных специалистов. Они могут работать в любой сфере бизнесе и имеют отличные перспективы для построения карьеры. Конечно, прежде всего они востребованы в сфере менеджмента, экономики и финансов. При этом имеют возможность дорасти даже до высших руководящих должностей.