Делопроизводитель – описание профессии и где учиться

«Те, кто плюет на документы, — воск в руках тех, кто на них не плюет». Айрис Мердок

Содержание

В этой статье вы узнаете:

• Кто это и чем занимается
• Где получить образование
• Чему вы научитесь
• Уровень зарплат и востребованность
• Плюсы и минусы профессии
• Кому подойдет / Личные качества
• 5 интересных фактов из истории делопроизводства

Кто такой Делопроизводитель и чем он занимается?

Понятие делопроизводства включает в себя сбор, оформление и хранение документации. В современных компаниях ее объем настолько велик, что без отдельного сотрудника, который занимается организацией документооборота, обойтись невозможно.

Делопроизводитель – это служащий, в чьи обязанности входит ведение документации: ее прием, регистрация и распределение по подразделениям и сотрудникам. Корни этой профессии уходят в далекое прошлое, к временам летописцев, тогда как официально ее зарегистрировали только в XX веке.

Обязанности делопроизводителя

Через руки специалиста ежедневно проходит множество документов. Все должны быть проанализированы, обработаны и при необходимости перенаправлены другим сотрудникам. В соответствии со своими должностными обязанностями делопроизводитель выполняет следующие действия:

• организует документооборот учреждения или предприятия
• ведет журналы регистрации
• работает с посетителями, отвечает на телефонные звонки
• разбирает, регистрирует, распределяет корреспонденцию не только в бумажном, но и в электронном виде
• контролирует ведение документации другими сотрудниками
• выдает справки по зарегистрированным документам
• передает материалы в архив, переносит электронные документы в архивную базу

Рабочие задачи делопроизводителей могут различаться в зависимости от сферы деятельности компаний, в которых они трудятся. Например, в организациях, оказывающих логистические услуги, специалисты ведут базы транспортных перевозок, контролируют работу курьеров и т. д.

В некоторых организациях делопроизводители дополнительно выполняют должностные обязанности секретарей. В качестве дополнительной нагрузки они работают в приемной руководителя, отвечают на телефонные звонки, участвуют в организации деловых встреч, конференций и переговоров, следят за обслуживанием оргтехники.

Где получить образование

Профессия требует специальной подготовки, ведь ее представители выполняют большое количество обязанностей, а их работа требует соблюдения сроков, точности. Вырасти в грамотного специалиста, освоить азы делопроизводства и узнать о тонкостях работы помогают обучающие курсы.

Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров:

https://www.rosbo.ru/study/themes/deloproizvoditel

Чему вы научитесь / Что должен знать и уметь специалист

Согласно стандарту, представители профессии должны ориентироваться в нормативно-правовой базе и правилах оформления документации. Им требуется обладать следующими знаниями и навыками:

• общие положения единой государственной системы делопроизводства
• специальные отраслевые акты, регламентирующие ведение документации
• владение компьютерными программами (базами данных, текстовыми редакторами)
• использование офисной техники
• работа с документами, в том числе оформление, ведение реестров, передача в архив и т. д.
• ведение телефонных переговоров и деловой переписки
• общение с посетителями
• иностранные языки

Обучающие курсы помогают освоить:

• нормативно-правовую базу делопроизводства
• приемы организации эффективного документооборота в организациях
• правила ведения управленческой документации
• методы выстраивания коммуникаций с руководством, рабочим коллективом, партнерами
• основы кадрового делопроизводства
• принципы ведения электронного документооборота
• правила разработки локальных нормативных актов, регламентирующих документооборот
• порядок систематизации документов, их хранения и передачи в архив

Уровень зарплат и востребованность

Крупные компании, государственные учреждения, частные предприниматели – все это потенциальные места работы для делопроизводителя, ведь любая сфера деятельности предполагает составление большого количества документов. Работодатели стремятся отыскать на кадровом рынке грамотных специалистов.

Плюсы и минусы профессии

Делопроизводство как профессиональная деятельность имеет положительные и отрицательные стороны.

Преимущества

• востребованность
• возможности карьерного роста
• отсутствие стрессовых ситуаций и необходимости задерживаться на работе

Недостатки

• невысокий уровень заработной платы
• высокая нагрузка на органы зрения

Кому подойдет / Личные качества

Личные качества наряду с профессиональными знаниями и навыками – составляющие успеха при построении карьеры. В работе делопроизводителя особенно ценятся:

• аналитический склад ума
• внимательность
• ответственность
• умение грамотно планировать свое время, пунктуальность
• хорошая память
• усидчивость
• аккуратность
• коммуникабельность, умение выстраивать отношения в рабочем коллективе и с руководством
• грамотная устная и письменная речь
• способность адекватно воспринимать критические замечания
• знание основ делового общения

5 интересных фактов из истории делопроизводства

1. Письменные документы свидетельствуют о том, что культура их написания существовала еще в X веке. В 911 и 945 годах русские князья заключали договоры с Византией.

2. В старину хранилищами документов выступали храмы. В них вели судебные дела и книги учета торговых операций.

3. Со временем оформился штат специалистов по созданию документов. В него входили псаломщики и дьяки.

4. Устойчивые формы различных документов в старину назывались формулярами, а «учебники» по делопроизводству – формулярниками.

5. Для скрепления документов использовались буллы, особые свинцовые печати.